POLITICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

  1. Justificación

Con el presente documento, ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. establece las prácticas uniformes para la recolección, actualización, utilización, circulación y supresión de la información (tratamiento) de los datos personales, cuyos titulares de la información le hayan confiado, cualesquiera que sean los medios a través de los cuales sean obtenidos, y de conformidad con el Decreto 1377 de 2013, con ello se pretende garantizar el derecho fundamental de habeas data y todos aquellos regulados en la Ley 1581 de 2012.

Así, con el presente documento, se deja constancia de los cambios organizacionales que se han adoptado por parte deALEMANA AUTOMOTRIZ S. A., tendientes a la implementación de los procedimientos estandarizados para el tratamiento de los datos personales, contenidos en las bades de datos que maneja dentro del giro ordinario de su negocio.

  1. PARTE 1
  2. GENERALIDADES

1.1. MARCO LEGAL. Las políticas establecidas en el presente documento, se implementan en armonía con las normas Constitucionales y Legales que protegen el derecho a de Habeas Data, especialmente aquellas contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos Personales (Habeas Data) y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y la Circular Externa de la Superintendencia de industria y Comercio – SIC  No. 02 del 3 de noviembre de 2015.

1.2. APLICACIÓN. Las presentes políticas aquí establecidas tienen aplicación única y exclusivamente con respecto al tratamiento de los datos de carácter personal que posea y/o que en lo futuro sean recogidos por ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. y sus sedes vinculadas.

1.3. PERMANENCIA. Las políticas y procedimientos consignados en este documento aplican a las bases de datos que posee actualmente y a aquellas que hacia el futuro conforme o recopile ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. conservara indefinidamente los registros de todos los sus participantes con el fin de mantener contacto con los mismos. En cualquier caso, se garantiza al Titular del Derecho que se eliminarán los datos del fichero, en caso de que así sea solicitado por éste.

1.4. OBJETO. Las presentes políticas tienen como objeto dar cumplimiento a lo establecido en el  literal k,  del artículo 17, de la Ley 1581 de 2012, el cual indica la necesidad de adoptar un documento interno de políticas y procedimientos que permitan garantizar, al titular de los derechos, la adecuada atención de reclamos, así como el adecuado tratamiento que se le dará a la información.

Las disposiciones del documento, aplican en lo pertinente a cualquier labor de recolección de información personal desarrollada por ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. independientemente del fin que persiga dicha recopilación.

 

1.5. DEFINICIONES

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales; Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  1. Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
  1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  1. Dato público: Es el dato que no sea semi-privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
  1. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  1. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  1. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  1. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  1. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

1.6. PRINCIPIOS

Quien en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales, pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. y en la cual este actúe como encargado del tratamiento o responsable del tratamiento, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

En el tratamiento de la información personal se aplicarán los siguientes principios:

  1. a) Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  2. b) Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular, Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial, que releve el consentimiento.
  3. c) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean recolectados, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
  4. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  6. f) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido, solo a los titulares o terceros autorizados.
  7. g) Principio de seguridad: los datos personales e información sujeta a tratamiento, serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta y en general, en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  8. h) Principio de confidencialidad: todas y cada una de las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentren en bases de datos, se comprometen a conservarla y mantenerla de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios, para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

PARTE 2

  1. AUTORIZACIONES

2.1. AUTORIZACION. En concordancia con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. debe contar con una autorización donde se manifieste el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

2.2 PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓNALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. pondrá en Funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares otorgar su autorización para el tratamiento de datos personales.

PARTE 3

  1. DERECHOS Y DEBERES

3.1 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. El titular de la información recopilada por ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. tendrá los siguientes derechos:

ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A., en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales propenden por la protección de los datos personales de quienes son titulares de los mismos, se permite informarle que ha implementado una Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual podrá ser consultada en cartelera informativa ubicada en las vitrinas de nuestro concesionarios o en nuestra página WEB, www.alemanaautomotriz.com.co . Es de recordar que la mencionada normativa otorga los siguientes derechos a los titulares de Datos Personales:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Teniendo en cuenta lo anterior y en el entendido de que ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. es responsable del tratamiento de Datos Personales de sus clientes y usuarios, bien sea por su recolección a través de cualquier medio, almacenamiento, uso, circulación, comercialización, transferencia y/o procesamiento, se hace necesario informar que los mismos pueden ser usados para la comunicación de campañas de seguridad o servicio, en actividades de mercadeo y publicidad, segmentación de mercado, análisis de consumo, hábitos y preferencias, realizar encuestas de satisfacción, etc.

7- Acceder en forma gratuita a los datos personales propios que reposen en la base de datos de ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A.

PARTE 4

  1. DEBERES DE ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A.. RESPECTO EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

4.1 DEBERES DE ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. En su condición de responsable de la información ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. es consciente de la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos.

ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por el titular, en respeto de la ley 1581 de 2012 que versa sobre la protección de datos personales puntualmente a lo mencionado en el artículo 17. Por tanto ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. se compromete a cumplir a cabalidad y de forma permanente con los preceptos que a continuación se mencionan.

Del mismo modo, ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. se compromete a:

1- Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos  referidos a sus datos personales.

2- Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento.

3- Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello tiene fijado el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta.

4- Cuando se eleve petición, queja o reclamo a través de carta se insertara en la base de datos el texto: “Reclamo en trámite” hasta que se emita una respuesta al titular de la información.

5- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores como empleados de ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. deban tener dicho acceso.

6- Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.

7- Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012 al igual que con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

En ningún caso, ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. comercializará, cederá o intercambiará los datos personales que posea en sus Bases de Datos con terceros, sin el permiso expreso del titular de los mismos para ello. De igual forma, solo accederá a revelar la información sobre datos personales a las Autoridades Competentes, siempre y cuando medie requerimiento por orden judicial que explícitamente lo indique.

Parágrafo: No obstante lo indicado en los puntos anteriores, ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A. se reservará el derecho de modificar en cualquier momento unilateralmente su Política de Tratamiento de Datos Personales, haciendo público el cambio, con el fin de que el mismo sea puesto en conocimiento de los titulares de la información y conservando las versiones anteriores para su posterior consulta.

Para todos los efectos, deberá informarse, por medios idóneos, que el responsable del tratamiento de los datos personales es: ALEMANA AUTOMOTRIZ S. A.– Nit. 800.060.067-1, Dirección, Vía 40 No. 76 – 25, Teléfono: 3612600, Barranquilla – Colombia.

PARTE 5

  1. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN

5.1. OBJETIVO. Considerando que los titulares de la información les asiste el derecho de hacer reclamaciones acerca su información personal que reposa en las bases de datos de AUTOMOTORES FUJIYAMA S.A., para ello se ha diseñado e implementado el procedimiento que  a continuación se describe en dos frentes tales como el de reclamaciones acerca de consultas personales, solicitudes de autorización de la información y uso de los datos y como segundo frente el de atención a solicitud de corrección, autorización o supresión de datos.

1- Atención de solicitud: En todo caso, el titular de los datos, con el fin de ejercer sus derechos, podrá manifestar su requerimiento a través del correo electrónico servicioalcliente@autosfujiyama.com o radicar su Petición, Queja o Reclamo, bien sea por medio escrito, o verbal / Presencial, en la Vía 40 No. 76 – 25 en la ciudad de Barranquilla, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.

2- Requisitos de la solicitud: Las solicitudes presentadas deben incluir como mínimo los siguientes datos: Nombre completo, Dirección, Teléfono, correo electrónico y número de cédula de ciudadanía, el objeto de la queja y las pretensiones que desee que le sean resueltas.

 3- Proceso de la solicitud: Todas las solicitudes interpuestas por los titulares de la información tendrán una respuesta en un lapso inferior a 15 días hábiles contados desde el día hábil siguiente a aquel en el que se haya realizado la recepción de la reclamación.

4- Las solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos serán atendidas en única instancia por el personal encargado de Servicio al Cliente, quien resolverá de forma inmediata la solicitud, entregando constancia escrita de dicha actuación al titular.  En el caso de las solicitudes escritas, se resolverán inmediatamente y posteriormente se enviará carta que contenga la respuesta a la solicitud, vía correo certificado en un plazo que no supere los 15 días hábiles.

PARTE 6

  1. PUBLICIDAD, CONSULTA Y ENTRADA EN VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, será publicada en las distintas carteleras informativas al público, ubicadas en las diferentes sedes en que opere AUTOMOTORES FUJIYAMA S.A. así como también en la página WEB www.alemanaautomotriz.com.co , accediendo mediante el link “Política de Tratamiento de Datos Personales”. El documento correspondiente deberá indicar la fecha en que ha entrado en vigencia y, en el caso de existir versiones previas, deberá indicarse cuales de ellas existen y el periodo de tiempo en el cual estuvieron vigentes cada una.

6.1 VIGENCIA

El presente documento, rige a partir de las 00:01 horas del 31 de agosto de 2015